I det daglige ordforråd er sætningen "Alt går efter planen." Det betyder, at alt sker som planlagt uden den mindste overraskelse eller overraskelser. Men hvorfor er det så vigtigt? Hvorfor har du brug for en handlingsplan? Hvad er det? Er det muligt at nå målene uden en forudbestemt handlingsplan? Er en plan kun nødvendig for arbejdsopgaver, eller er det uerstatteligt i livet? Hvordan lærer man at planlægge din tid? Er det svært at gøre? Er der effektive teknologier? Vi planlægger de næste ti minutter for at få bekendtskab med dette problem.
Hvad er en plan?
En plan er en bevidst handling, der er nødvendig for at nå de mål, der er fastsat inden for fristen. Sammenfattende består udarbejdelsen af planen af følgende komponenter:
- Målindstilling - Indstilling af mål;
- Design - et handlingsprogram
- Variant design - et valg af flere ideer;
- Frist - frister
- Definition af ressourcer - hvad er der brug for, hvor skal man få det
- Bestemmelse af kunstnere - hvem udfører opgaven
- Fastgørelse af resultater - lavet en model, plan eller projekt.
For eksempel ønsker en virksomhed at markedsføre en ny produktlinje. Til at begynde med formulere mål og mål. Lav skitser om et eksempel på et handlingsprogram, der definerer strategi og taktik. Indstil derefter deadlines for opgaven, alle dens afsnit. Derefter søger de efter de nødvendige ressourcer, deres kilder og bestemmer også de enkelte kunstneres ansvar. Endelig optager de tanker på et fysisk medium (papir eller digitalt dokument) og begynder at implementere dem. Denne ordning er forenklet, da der findes forskellige typer planlægning. Deres gennemførelse indebærer opfyldelse af visse særlige krav.
Hvilke typer plan forberedelse er der?
Planlægningstypen er omfattende, forskellig i omfang, timing, objekter, indhold, dybde, engagement, orden, regnskab, områder, koordinering af planlægningsbeslutninger. Faktisk er alt ret simpelt og logisk. Så planerne er:
- Efter omfang:
- Generelt - tage hensyn til alle detaljer i opgaven
- Delvis - beskriv specifikke elementer.
- Med hensyn til implementering:
- Langsigtet - indebærer en udviklingsstrategi i mere end 5 år.
- Mellemfristet - spænder over en periode fra et år til fem år;
- Kortsigtet - løse aktuelle problemer (op til 1 år).
- Af objekter:
- Planlæg mål - målindstilling
- Planlægning af midler - definitionen af budget og udstyr
- Executive plan - ansættelse af ansvarlig;
- Programplan - Udvikling af egnede programmer;
- Handlingsplan - forståelse af den krævede indsats.
- Ifølge indhold:
- Taktisk plan - betingelserne for at nå målene
- Strategisk plan - hovedretningen af arbejdet
- Operationel kalenderplan - specifikation og fastsættelse af frister
- Forretningsplan - redegør for alle indikatorer, der spiller en rolle i at nå målet.
- Afhængig af dybden:
- Aggregeret - tage hensyn til de generelle parametre;
- Detaljeret - Beregn alle mulige detaljer.
- Ved forpligtelse:
- Obligatorisk (direktiv) - strengt foreskrevet
- Valgfri (vejledende) - snarere anbefalende.
- Afhængig af udførelsesrækkefølgen:
- Bestilt - kræver sekventiel udførelse
- Ekstraordinære - vises som nødvendigt
- Glidning - foreslå muligheden for forlængelse.
- Ved regnskabsdata:
- Hårde planer - obligatorisk overholdelse af alle regler
- Fleksible planer - evnen til at afvige fra et givet kursus
- Stramt fleksible planer - kombinationen af fleksible og stive planer.
- Ved ansøgning:
- Marketing - definere virksomhedens globale strategi
- Finansiel forståelse af den økonomiske komponent;
- Produktion - tilvejebringelse af materiale og teknisk base
- Forskning - dannelsen af det grundlæggende koncept
- Individuel strukturering af personlige præstationer.
- Ved koordinering i tide:
- Samtidige planer - består af en enkelt fase
- Sekventielle planer - finder sted i tilfælde af en lang proces bestående af separate stadier.
De planlagte typer planer er i de fleste tilfælde universelle og kan bruges både til virksomhedens formål og for at forbedre personens personlige effektivitet. For eksempel kan de bruges til at udarbejde en daglig plan. Hvad er det? Lad os tale videre.
Hvad er dagsplanen?
Dagens plan - en tankevækkende række handlinger for dagen fremover. Planlægning eksperter anbefaler at gøre det to gange. Første gang - om aftenen og den anden - om morgenen under hensyntagen til eventuelle ændringer.
Det er bedst at huske på fysiologiske egenskaber hos en person, for at tage hensyn til daglige biorhymermer. For eksempel aktiveres hjerneaktivitet fra kl. 10.00 til 12.00. I denne periode kan du planlægge de vigtigste opgaver.
Yderligere energi falder. Det skal genopfyldes under frokosten. Så er det nødvendigt at lade kroppen slappe af, hvile. Fra kl. 14.00 til 16.00 er der genaktiveret intellektuel og kreativ aktivitet. På dette tidspunkt er det hensigtsmæssigt at afholde møder eller brainstorm.
Tættere klokken 17.00 er der en højde for fysisk kondition. Det anbefales at tilbringe denne tid til sport eller udendørs aktiviteter. Så følger middag, afslapning.
For at forstå deres mest produktive tidsintervaller er det lettere at male vigtige opgaver for denne gang for at kunne gennemføre det så effektivt og effektivt som muligt.
Planlægningsmetoder
Blandt de mange muligheder for udarbejdelse af planer er der flere af de mest effektive, som især er populæriseret af tidshåndførere:
- ABC planlægning;
- Eisenhower Matrix;
- Gantt diagram;
- SMART planlægning;
- GTD teknik.
Disse metoder kan anvendes separat eller kombineret med hinanden. Hver af dem er effektiv til at løse specifikke problemer med fokus på et specifikt aspekt af planlægningen. For eksempel valg af prioriteter, målretning eller bestillingssager.
ABC Planlægning
Denne metode til udarbejdelse af planer er delvis sammenlignelig med Pareto-reglen, hvorefter 20% af indsatsen giver 80% af resultatet og omvendt. Hvis du lærer at identificere de mest produktive områder, vil de give "løveandelen" succes. Så ABC-metoden er baseret på prioritering, alt efter deres betydning:
- A - de vigtigste opgaver (som regel er der ikke mere end 15% af dem, men de giver ca. 65% af resultatet);
- B - sager af gennemsnitlig betydning (der er ca. 20%, og effektiviteten af deres gennemførelse er inden for 20%);
- C - ikke vigtige opgaver (giver 15% succes, når de udfyldes 65% af tiden).
Efter at have fastslået og koncentreret sin indsats på udførelsen af opgaver fra kategori A, forbedrer en person sin personlige eller arbejdsmæssige effektivitet betydeligt, da han bruger mindre tid på ubrugeligt arbejde.
Eisenhower Matrix
Effektiv planlægning baseret på et udvalg af prioriteter, der blev opkaldt efter den amerikanske kommandør og præsident, Dwight David Eisenhower. Ifølge denne metode skal planerne udformes på baggrund af sagens betydning og uopsættelighed. Grafisk ser det ud som en kvadrant opdelt i fire dele:
- Vigtige, presserende opgaver - udviklingssektor;
- Vigtige, ikke uopsættelige opgaver - et firkant af nødvendige anliggender;
- Ikke vigtigt, akutte opgaver - zone "rutine";
- Ikke vigtigt, ikke akutte opgaver - tidsforsinkelseszone.
De to første punkter udgør en zone med vækst og succes. Den tredje og fjerde kører folk til rutinen. Derfor er det bedre at undgå dem, når de planlægger, mastering evnen til at delegere sådanne opgaver.
Gantt Diagram
En god måde at visualisere, hvad der er planlagt, er at oprette et Gantt-diagram. Essensen af metoden består i opførelse af baner, der viser individuelle opgaver efterfulgt af deres placering langs tidsaksen. Brugen af kolonnediagrammer (histogrammer) til gennemførelse af deres planer blev foreslået af en amerikansk ingeniør og en specialist inden for videnskabelig ledelse - Henry Lawrence Gantt.
Denne metode virker ud over andre teknologier, som giver dig mulighed for visuelt at overvåge alle faser af projektgennemførelsen, samt forstå effektiviteten af indsatsen.
SMART planlægning
Det refererer snarere til målområdet, men uden ordentligt fastsatte mål er en god plan umulig. Ifølge denne teknologi skal alle mål analyseres ved hovedkriterierne:
- Specifikke - konkrethed;
- Målbar, målbar
- Opnåelig - nåbarhed;
- Relevant - sammenlignelighed med andre opgaver
- Tidsbegrænset - tidsbegrænset.
Hvis målet opfylder disse krav, vil den videre udvikling af planen ikke medføre alvorlige vanskeligheder, da succes vil blive lagt i begyndelsen af dette arbejde.
GTD teknik
Den oprindelige metode udviklet af amerikansk ekspert og time management konsulent David Allen. Forkortelsen GTD står for "at bringe tingene til færdighed." Denne teknologi giver en klar algoritme af handlinger til at organisere dit liv. Anbefalinger begynder med en korrekt organisation af arbejdspladsen. I fremtiden er det nødvendigt at strømline alle dine anliggender og planer, lave lister ved hjælp af en kalenderplaner:
- Følgende aktioner dækker det nærmeste sigt;
- Projekter - opgaver, der udføres i lang tid
- Udskudt - sektion af myndighed delegeret til nogen;
- Ikke obligatorisk - vage spørgsmål til engang.
Ifølge GTD-metoden er det nødvendigt at besvare følgende spørgsmål ved vellykket planlægning:
- Hvilket mål skal opnås?
- Hvordan vil det blive gennemført?
- Hvad er stien til at flytte for at opnå det?
Efter at have strømlinet deres opgaver og besvare de opstillede spørgsmål bliver det meget lettere for en person at udarbejde en passende handlingsplan og implementere den.
Hvad er en planlægningsfejl?
Ligegyldigt hvor fejlfri planen kan se, alligevel kan den ikke sikres mod fejl. Deres essens ligger i en alt for optimistisk tilgang til prognoser. Et slående eksempel er arbejde, der tager en og en halv time i stedet for de planlagte 60 minutter. Både individuelle og kollektive planer er underlagt lignende unøjagtigheder.
De vigtigste årsager til fejl:
- Utilstrækkelig brug af tidligere erfaringer
- Tendensen til at give ønske om virkelighed;
- Tendensen til at argumentere tidligere forsinkelser udelukkende af eksterne faktorer;
- Unøjagtigheder i vurderingen og opfattelsen af tid;
- Overflade holdning til opgaven.
Ud over at spilde tid, er fejl i planerne fyldte med tab af økonomiske eller produktionsmæssige ressourcer, eller endog er implementeringen af opgaven stillet spørgsmålstegn ved. Det anbefales derfor, at en bestemt "reserve" af tid og kræfter sættes i en plan, så du kan manøvrere i tilfælde af uforudsete omstændigheder eller tilpasning af opgaver.
Uanset hvor alvorlig opgaven er, vil den kræve en plan for dens gennemførelse. Uanset hvilken skala det bliver, på hvilket medie vil blive optaget. Det vigtigste er at opfylde alle de nødvendige krav til forberedelsen heraf, herunder prognosen for de nødvendige bestræbelser og ressourcer. Der er mange metoder til at gøre dette, så du bør omhyggeligt læse hver enkelt for at vælge den, som passer individuelt.
