Meget ofte kan du høre, hvordan en person mangler meget tid. De ville klare at gøre alt, hvis der var to eller tre timer mere om dagen. Samtidig er der mennesker, der roligt styrer deres opgaver, selv at styre for at hjælpe andre. Hvorfor så? Efter alt, den første og anden i dag i 24 timer. Time management svarer på dette spørgsmål. Hvad er det? Hvordan kan du lære at klare din tid? Er der effektive metoder, der hjælper med at leve rationelt og arbejde produktivt?
Hvad er tidsstyring?
Tidsledelse er tidsstyrelsens kunst. Det omfatter målemetoder, planlægning, kontrol, motivation og korrekt prioritering. Du kan overveje tidsstyring som en lang række teknikker med det formål at forbedre personlig effektivitet. Det er sædvanligt at diskutere ikke tidsstyringsværktøjer, men metoder til målretning, motivation, delegation mv.
I strukturen af denne undervisning skiller sig ud fire hovedblokkeder udgør "stigen" af tidsstyring, baseret på sammenligning med rejsen:
- effektivitet - Besvarer spørgsmålet "hvordan man skal hen?"
- af teknologi - Giv forståelse for "hvad skal man fortsætte?"
- strategi - hjælper med at planlægge "hvor skal man hen?"
- filosofi - giver mening, svarende "hvorfor gå?"
Planlæg dit liv korrekt fra den fjerde blok "Hvorfor?" til det første punkt "Hvordan?"
Dette er et af de vigtigste punkter i tidsstyring - at vælge et globalt mål. Yderligere forstå retningen for dens gennemførelse. Derefter bestemme præstationsmekanismerne. Forstå hvilke værktøjer der er nødvendige for at gennemføre alle de planlagte trin.
Den store betydning af en sådan formulering af problemet er at rationalisere arbejdet, fordi hele virksomhedens effektivitet er afhængig af korrekt målstilling og planlægning.
Fremkomsten og dannelsen af tidsstyring
Ordet tidsstyring optrådte i 70'erne af det tyvende århundrede. Ifølge den populære tro er forfatteren en forretningsmand fra Danmark Klaus Möller. Han tilbød en notesbog "Time Manager", som blev arrangørens prototype.
Personligt, når grundlaget for tidsstyring blev født, er det umuligt. Man kan hævde, at forsøg på at styre personlig tid blev lavet i det gamle Rom. Den første skriftlige kilde er noterne fra Lucius Seneca rettet til en af de romerske patricians. Han anbefalede at deltage i skriftlig tidsregnskab, overvåge brugen af det, evaluere dit liv. Seneca påpegede behovet for forretningsplanlægning og tilbyder at gøre det hver morgen. Den romerske filosof understregede også vigtigheden af at sætte prioriteter for at bruge tid med maksimal fordel.
Sandsynligheden for tid involveret i andre civilisationer fra antikken, fordi folk overalt stod over for de samme opgaver og udfordringer. I en mere moderne form fremkom tidsstyringen i midten af det 18. århundrede og var tidsbestemt til udviklingen af den industrielle revolution.. Med advent og massespredning af planter og fabrikker blev menneskelig arbejdskraft mindre og mindre afhængig af naturlige faktorer. Derfor er det muligt at strømline arbejdsgange.
Idéerne om tidsstyring røde linjer gennem mange fremtrædende menneskers liv. For eksempel påpegede den italienske forfatter og lærde Leon Battista Alberti, som levede i renæssancen, i hans værker betydningen af tidsstyring. Han fokuserede på behovet for at strømline sager såvel som daglig planlægning. Den ideologiske inspirator af "tidscheferne" i hans æra var Isaac Newton, der klart strukturerede principperne for universets struktur. De ideer, han havde foreslået, fik mange samtidige til at tænke på at strømline deres liv.
En af de mest fremtrædende tilhængere af tidsstyring var Tysk filosof Immanuel Kantsom forbedrede sin tidsplan i en sådan grad, at naboerne kontrollerede uret på det.
Amerikansk politiker Benjamin Franklinder gav verden den velkendte sætning "Tid er penge", holdt en personlig dagbog og nåede dermed betydelige selvstyringshøjder. Franklins enkle og effektive anbefalinger dannede grundlaget for mange populære tidsstyringsuddannelser.
En amerikansk ingeniør spillede en vigtig rolle i udviklingen af tidsstyring. Frederick Taylorsom lagde grundlaget for moderne ledelse og den videnskabelige organisering af arbejdskraft (IKKE). Taylorismen, som ledelsesteori, havde en konkret indflydelse på at øge produktiviteten.
Det er umuligt ikke at huske den italienske økonom Wilfredo Pareto, som formulerede det verdensberømte tidsstyringsprincip "20:80". Det er dechiffreret på denne måde: 20% af indsatsen bringer 80% af resultatet og omvendt. Hvis du definerer dette meget "tyve", kan du øge personlig effektivitet betydeligt.
Ikke mindre signifikant er bidraget fra den 34. præsident i USA. Dwight David Eisenhower, som udviklede en meget bekvem metode til prioritering, kaldet "Eisenhower matrix". Han foreslog at dele alle sagerne efter deres betydning og haster. Der er fire typer opgaver:
- Vigtigt, presserende;
- Vigtigt, ikke presserende;
- Ikke vigtigt, presserende;
- Ikke vigtigt, ikke akut.
Vær opmærksom på de to første typer, og undgå den tredje eller fjerde, en person vil lære at bruge deres tid mere effektivt.
Over tid begyndte de tidsmæssige strømme af tidsstyring at dukke op. For eksempel, tidsstyring for kvinder, for mænd, for forretningsmænd, for studerende, for skolebørn mv.
Populære tidsstyringsforfattere i det 21. århundrede: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande og andre. Deres bøger er længe blevet desktop til Time managers over hele verden. Vi vil diskutere de vigtigste ideer i denne retning yderligere.
Time Management Tools
De grundlæggende principper for tidsstyring vedrører hovedsageligt relaterede emner:
- Målindstilling
- planlægning;
- Opstilling af prioriteter;
- motivation;
- Delegation.
De er logisk indbyrdes forbundne med hinanden og supplerer det overordnede billede af den rationelle brug af tid.
Målindstilling
Målet er det vigtigste vartegn, som giver dig mulighed for ikke at afvige fra den valgte rute. Målindstilling er en grundlæggende tidsplanlægning, der hjælper med at forudse tidsbesparelser, før arbejdet begynder.
Ofte er der en målindstillingsmetode kaldet SMART. Denne forkortelse betyder opfyldelsen af følgende kriterier for at vælge et mål:
- Concreteness (Specific) - En klar forståelse af det forventede resultat
- Målbar (målbar) - en kvantitativ eller kvalitativ vurdering
- Reachability (Achievable) - evnen til at udføre opgaven;
- Relevant - behovet for gennemførelse
- Tidsbegrænsninger - tidsramme definition.
Hvis dette mål svarer til SMART-princippet, vil det være muligt at opnå det med den største mulige indsatsøkonomi.
planlægning
Manglen på en plan eller strategi har ødelagt mange lovende virksomheder. Ud over bevidstheden om målet skal det forstås, og hvilke "skridt" er nødvendige for dens gennemførelse. Derudover er det ønskeligt at kontrollere de opnåede resultater.
Mange planlægningsmetoder er blevet opfundet, men i tidsledelse anses en af de mest populære at være rigid fleksibel planlægning. Det anbefales at planlægge ikke mere end 60% af din dag, hvilket giver 40-50% af planen for uforudsete situationer. Det er ønskeligt at skitsere de vigtigste opgaver, samtidig med at der lægges en slags "reserve" til en række force majeure. Det vil således være muligt at undgå negative følelser fra ikke at opfylde eller tilpasse dine planer. At spare fred er en af de øverste ledelsesprioriteter.
prioritering
Prioritet er den rækkefølge, hvor forskellige opgaver udføres. Ifølge loven, der hedder "Miller's tegnebog", kan en persons hukommelse holde 7 ± 2 elementer. Det betyder, at en normal person nemt kan klare fra 5 til 9 forskellige tilfælde, herunder hobbyer og hjemlige opgaver. Hvis mindre, bliver livet kedeligt, og hvis mere, vil hjernen ikke være i stand til at behandle hele rækken af information. Men der er Pareto's lov, hvorefter 20% af indsatsen bringer 80% af resultatet og omvendt. Valget af prioriteter giver dig mulighed for at fokusere på de aktiviteter, der giver maksimal effekt.
En af de bedste metoder til valg af prioriteter er "Eisenhower-matrixen", som blev nævnt ovenfor i teksten. Ved at opdele dine opgaver kan du, i henhold til deres betydning og haster, nemt opbygge et hierarki ved at vælge de mest relevante og effektive områder.
motivation
Uden ordentlig motivation forsvinder ønsket om at arbejde, og arbejdskraftens produktivitet reduceres til et minimum. Time manager skal kunne inspirere sig selv og andre. En fremragende metode til motivation er "Forankringsprincippet". Det indebærer en vis ros for udførelsen af en bestemt opgave.
For eksempel kan en skolebold lide at spille konsollen, men ikke at lave lektier. Forældre kan underskrive en kontrakt med ham om at til lektier får han mulighed for at spille. Gradvist vil barnet vænne sig til det faktum, at spillet efterfølges af lektioner og derved udvikle en slags refleks. På samme måde kan du gøre i tilfælde af selvmotivation.
delegation
Evnen til at delegere (overføre) deres opgaver til andre, for at spare personlig tid, er en yderst nyttig færdighed for enhver tidsleder. At mestre ham er ikke så svært. Det vigtigste at huske 10 grundlæggende principper for delegation:
- Tilbyder udøveren den nødvendige støtte;
- Ansvar for resultaterne af hans arbejde
- Foreløbig at informere om ordren
- Involvering af den udøvende kunstner i processen
- En klar beskrivelse af det forventede resultat
- Formuleringen af normer og regler for arbejde
- Motivation af den udøvende kunstner, angivelse af hans interesser
- Udpegelse af rettigheder og forpligtelser
- Regelmæssig overvågning i gennemførelsesfasen
- Forventning af mulig fejl og "tilbagevenden" af myndighed.
Overholdelse af disse regler hjælper med at undgå mange "faldgruber" af delegation, hvoraf den farligste er behovet for at genoprette arbejdet.
Emnet for delegation indbefatter indirekte evnen til at sige "Nej". Ud over at lære at skifte det rutinemæssige arbejde til andre, er det tilrådeligt at kunne nægte, om de forsøger at gøre dette med dig.
Time Management Metoder
Ud over leksikonet fra beslægtede områder har tidsstyring en enestående terminologi samt originale metoder. Først og fremmest er det værd at bemærke begrebet "kronofag", hvor kampen hjælper med at spare en betydelig mængde tid. Kronofag betyder bogstaveligt "tid-eater". Det er alle vaner, situationer og endda folk, der distraherer os fra at gøre virkelig vigtige opgaver. I modsætning hertil møder de "tidskunder", der tværtimod hjælper med at redde denne værdifulde ressource. Forresten, selv udtrykket er mønstret - "bacillus of time management", hvilket betyder optimering ud over sin tid, og også den daglige rutine af de omkringliggende mennesker, herunder familie, venner og medarbejdere, der bliver til en rigtig "tidsholder" for dem.
Fra tidsstyringsmetoden kaldes de populære metoder "Tomatmetode", "Frogmetode", "Elephant Method", "Swiss Cheese Method" og mange andre. et al.
Tomatmetode
Ud over evnen til at arbejde er det meget vigtigt at lære og slappe af. Men balancen mellem belastning og genopretning er ikke altid muligt at opnå. Dette er fyldt med udviklingen af træthed. En genial studerende fra Italien, Francesco Cirillo, foreslog en oprindelig tilgang kaldet "Pomodoro Metoden". Det består i at opdele arbejdet i intervaller på 25 minutter, der skifter med tre minutters hvileperioder - "tomater". Efter fire sådanne cyklusser tages en 15-30 minutters pause. Denne metode giver dig mulighed for at opretholde ydeevne og begejstring længere.
Frog metode
I Europa er der udtrykket "Spis en frø til morgenmad." Det betyder følgende. Hvis du udfører det mest ubehagelige arbejde om morgenen, bliver frøen så resten af dagen fyldt med positive følelser. Denne tidsstyringsmetode tager sigte på at reducere stress, normalisere den følelsesmæssige baggrund og den psykologiske lindring af en person.
Elephant metode
Under "elefanten" i tidshåndtering indebærer en stor og ubehagelig opgave. For at udføre en sådan opgave skal det til at begynde med deles i underposer, det vil sige - "Skær elefanten i steaks". For eksempel, hvis det er nødvendigt at udføre reparationer i en lejlighed, kan en "elefant" opdeles i et køkken, badeværelse, balkon, stue, soveværelse. De til gengæld "split" på venstre eller højre side osv.
Schweizisk ost metode
En anden teknik til bekæmpelse af "elefanterne", men denne gang uden streng ordrighed. Hvis nogen står over for en stor opgave, uden at vide, hvilken side der skal "nærme sig" hende fra, burde hun lære af en mus, der gnaver stykker ost i tilfældig rækkefølge. Gradvist osten "optøner" på øjnene, bliver til en opgave, der står i forhold til den udøvende kunstners evner.
Time management omfatter mange indbyrdes forbundne områder. Det er ikke muligt at mestre hele hans arsenal af hans metoder, men alle kan implementere i det mindste nogle af principperne for en sådan forvaltning i deres liv. Hvis du gør dette uden fanatisme, uden at slå dig selv i en robot, så vil en sådan øvelse være gavnlig og hjælper altid med at finde tid til arbejde, personlige liv og selvudvikling.
